Командировка: как подтвердить расходы в бухгалтерии?

Командировка – важное событие не только для отправляющегося в нее специалиста, но и для бухгалтерии, задача сотрудников которой – сбор документов для подтверждения трат предприятия. В первую очередь, дело касается трат, связанных с проживанием, выплатой суточных, оформлением виз.

Сотруднику нужно подготовить отчетные документы за проживание, это могут быть гостиничные чеки или другие документы, требующие более подробного рассмотрения.

Как подтвердить расходы на проживание в квартире, взятой в аренду организацией?

Фирма, как правило, арендует жилье в том случае, если сотрудники регулярно командируются в населенный пункт, где она расположена. В этой ситуации нужно иметь в виду несколько важных моментов:

• Оформление договора с собственником жилплощади, заключенный в письменной форме, устные соглашения не допускаются, не являются легитимными. Факт передачи жилья в пользование подтверждается актом;
• Компания должна сохранять бумаги, подтверждающие проведение оплаты. Если деньги переводятся дистанционно, сохраняются квитанции, при использовании наличности – ордера. Необходимо учесть, что с подобного рода платежей предприятие, как зарегистрированный налоговый агент, обязано переводить отчисления в форме НДФЛ. Исключение – аренда взята у физического лица со статусом индивидуального предпринимателя, получает доход с этой деятельности;
• Чтобы траты на аренду могли быть учтены при подготовке налогового отчета, нужно контролировать занятость жилплощади. Например, если заключен годовой договор, но сотрудники отсутствовали в ней буквально 1-2 месяца, допустим учет расходов на все 12.

Как учитываются расходы, если аренда оформлена непосредственно работником?

Часто бывает, что в длительной поездке все заботы, связанные с поиском и оформлением временного жилья, ложатся на работника. В такой ситуации также нельзя обойтись без оформления договора найма, но, в целом, с позиции налогообложения этот вариант несколько удачнее.

Первый момент – исключение необходимость в удержании НДФЛ с оплаты аренды. Лицо, взявшее жилье во временное пользование, не имеет статуса налогового агента, так что НДФЛ – обязанность арендодателя.

Второе преимущество – возможность оплаты исключительно реального срока нахождения в командировке, это экономит средства и позволяет учитывать при формировании налоговой ведомости всей суммы, какие-либо вопросы со стороны контролирующих инстанций на 100%.

Учет расходов на проживание в гостинице

Здесь все гораздо легче. В бухгалтерию достаточно предоставить документы, выданные гостиничным персоналом. Второй вопрос – это второстепенные услуги отеля. Самая распространенная из них – завтрак, если его цена зафиксирована в счете отдельно, то компенсации работнику не положены, впрочем, окончательное решение остается за руководителем.

Какие еще услуги доступны командированному специалисту? Ужин, тренажерный зал – все это не входит в число компенсаций. Да, директор может принять о компенсации, однако, при формировании налоговой ведомости их точно учитывать нельзя.

Суточные

Суточные – дополнительные деньги, предоставление которых позволяет компенсировать повышенные неудобства и расходы, связанные с проживанием вдали от дома. Их размер различен для командировок в пределах РФ и за границу. Если поездка сначала предполагает передвижение по РФ, а потом – вылет за границу, то в документы проставляются соответствующие отметки, позволяющие определить итоговый размер выплаты.

Если говорить о расходах, связанных с получением визы или заграничного паспорта, то они оплачиваются организацией и могут учитываться при подготовке налоговой отчетности.